本文是「部門別自動化實作」系列的一部分。
月底三天，HR 的噩夢
每個月的最後幾天，HR 的行事曆幾乎是空的——不是因為工作少，而是因為要把所有時間留給「對出勤」。
把每個人的打卡記錄從系統匯出 Excel，對照請假單確認哪些缺勤有假可扣、哪些算曠職，計算加班時數（平日加班、假日加班各有不同倍率），套用每個人的薪資結構，最後彙整成薪資摘要交給財務……
這個過程中只要一個數字錯了，可能整份報表都要重做。如果公司有 50 個人，三天可能都不夠。
這件事有固定的規則，有大量重複性操作——是最適合自動化的場景之一。
傳統做法的根本問題
資料分散、整合靠人工。 打卡記錄在打卡機系統，請假申請在 Email 或 HR 系統，加班申請在另一個表單，最後要靠 HR 手動把這些資料拼在一起。
計算規則複雜且容易出錯。 台灣勞基法的加班計算有不同時段的倍率，加上公司內部的福利規定，規則一多就容易算錯。
每個月重複做同樣的事。 出勤彙整不是一次性工作，而是每個月都要做，而且每個月都有臨時狀況（特休、補假、調班），增加額外的手動處理。
自動化後的 HR 出勤薪資流程
每日定時觸發（23:59）
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n8n 從打卡系統 API 抓取當日出勤記錄
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對照排班表，自動判斷：
├── 正常出勤
├── 遲到/早退（標記 + 通知主管）
├── 未打卡（自動提醒員工補打或說明）
└── 加班（記錄時數，區分平日/假日）
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同步讀取當日請假申請（已核准者自動抵銷出勤異常）
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月底觸發：匯整整月出勤資料
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套用薪資計算規則（基本薪資 + 加班費 + 全勤獎金 - 請假扣薪）
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自動產出薪資摘要（每人一列，含明細）→ 寫入 Google Sheets
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發送「薪資摘要確認請求」給 HR 主管
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HR 確認無誤後，薪資資料傳給財務系統 / 銀行轉帳準備
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發送薪資明細給每位員工（含出勤摘要、加班明細、請假紀錄）
關鍵模組說明
打卡系統串接
台灣常見的打卡系統（刷卡機、人臉辨識、APP 打卡）大多提供 API 或可匯出 CSV/Excel。n8n 支援：
- API 串接：直接呼叫打卡系統 API，即時取得出勤資料（推薦，資料最即時）
- Google Sheets 匯入：打卡系統每日匯出 Excel，自動匯入 Google Sheets，n8n 讀取處理
- Email 附件解析：部分系統每日以 Email 寄送報表，n8n 自動讀取附件並解析
請假申請整合
請假申請可以透過 n8n 建立標準化流程：員工填表 → 主管審核 → 自動寫入出勤系統。月底彙整時，n8n 自動對照請假記錄和出勤異常，確認哪些異常已有合法說明。
薪資計算邏輯
把薪資計算規則配置在 n8n 的 Function 節點（JavaScript），包含：
- 加班費倍率（平日前兩小時 1.33 倍，後續 1.67 倍，假日 2 倍）
- 全勤獎金判斷邏輯
- 請假扣薪計算（時薪制、日薪制不同算法）
- 特殊津貼和補助
規則更改時，只需修改 Function 節點的設定，不需要改整個流程。
效益對比
| 項目 | 自動化前 | 自動化後 |
|---|---|---|
| 月底出勤彙整時間 | 2-3 天（50 人公司） | 2-3 小時（確認 + 例外處理） |
| 薪資計算錯誤率 | 3-8%（手動計算） | <0.5%（系統計算） |
| 異常出勤通知時效 | 月底才發現 | 當天即時通知 |
| HR 時間用途 | 70% 在資料整理 | 70% 在策略性 HR 工作 |
| 員工薪資查詢 | 需要找 HR 確認 | 自動收到明細，自助查詢 |
「HR 最有價值的工作，是人才發展和組織文化，而不是在試算表裡算加班費。」
重要注意事項
合規性： 薪資計算涉及勞基法規定，自動化系統建立前，建議由熟悉勞動法規的 HR 顧問確認計算邏輯的合規性。
例外情況處理： 自動化系統設計時要預留「人工例外處理」的空間——調班、特殊補假、薪資調整等情況，系統要能標記並通知 HR 手動處理，不能全部依賴自動邏輯。
資料安全： 薪資資料是高度敏感的個人資料，確保 Google Sheets 有適當的存取權限設定，只有 HR 和財務可以查看完整薪資資料。
延伸應用： 出勤數據長期累積後，可以做更深層的分析——部門出勤率趨勢、加班熱點部門、請假模式分析，協助管理層做更好的人力資源規劃。
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智賦 AI 科技 提供 HR 流程自動化建置服務，協助企業建立出勤管理、薪資計算、人事資料整合的自動化系統。