本文是「部門別自動化實作」系列的一部分。
新人第一天的體驗，決定了未來的留任率
有研究指出，新員工對公司的印象，在到職後第一週就大致成型。如果他第一天進公司，電腦還沒準備好、帳號還沒開、連坐哪裡都不知道，你要他怎麼對這份工作有期待？
這不是小事。一個糟糕的 Onboarding 體驗，是提早離職的早期信號。
而這一切，往往不是公司不在意，而是流程靠人工推動，容易漏掉，也容易因為 HR 忙其他事而延誤。
傳統 Onboarding 的問題清單
各部門各自為政，沒有統一的觸發點。 新員工的 Offer 確認後，HR 要分別通知 IT 開帳號、通知行政準備設備、通知主管安排 mentor、準備教育訓練資料……這些通知全部靠手動發送，一個漏掉就出問題。
沒有追蹤機制。 HR 發了通知，但 IT 有沒有按時開帳號？行政有沒有準備好設備？沒有系統追蹤，到了到職當天才發現有漏洞。
缺乏系統化的 30/60/90 天跟進。 到職第一天之後，很多公司就放手讓新員工自己適應，沒有系統化的後續關心和評估，導致早期流失率高。
自動化後的完整 Onboarding 流程
階段一：到職前準備（Offer 確認後）
HR 在系統確認 Offer 接受
↓
n8n 自動觸發，發送任務給各部門：
├── IT：開設系統帳號清單（Email、Slack、CRM、ERP…）
├── 行政：準備工作設備（電腦、手機、名片…）
├── 直屬主管：安排 Mentor、確認工作計畫
└── HR：準備員工手冊、勞健保申報文件
↓
各部門完成後，在系統確認（或 LINE 回覆）
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若任何任務在到職前 2 天仍未完成，自動發出警示
↓
到職前一天，自動發送「明天見！」歡迎信給新員工
（含報到流程、停車資訊、第一天行程）
階段二：到職當天
到職當天早上，自動發送「今日流程提醒」給主管和 HR
↓
新員工完成報到後，HR 在系統確認到職
↓
自動發送「歡迎加入」通知給全公司（或部門）Slack / LINE 群
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自動寄送第一週教育訓練日程給新員工
↓
自動啟動「Onboarding 任務清單」（新員工要完成的事項）
階段三：到職後跟進（30/60/90 天）
第 7 天：自動發送「第一週感想」問卷給新員工
↓
第 30 天：自動安排 HR 與新員工的 Check-in 面談（寄行事曆邀請）
↓
第 60 天：自動寄送「試用期中期評估」給主管填寫
↓
第 90 天：自動觸發試用期評估流程，產出轉正或延長試用決策
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轉正後：自動更新員工資料、調整薪資、通知相關部門
技術實作說明
觸發機制
使用 n8n 的 Webhook 或定時觸發，當 HR 在 Ragic / Google Sheets / HR 系統中標記新員工狀態為「Offer 確認」時，自動啟動 Onboarding 流程。
任務分派與追蹤
n8n 建立清單，每個部門的任務作為獨立記錄（含負責人、截止日期、完成狀態），透過 LINE 或 Email 發送給負責人，並追蹤完成狀態。
問卷與面談排程
第 7 天、30 天的問卷可以用 Google Form，n8n 在對應時間點自動寄送連結。面談邀請透過 Google Calendar API 自動建立行事曆事件，並寄送邀請給 HR 和新員工。
效益對比
| 項目 | 自動化前 | 自動化後 |
|---|---|---|
| Onboarding 遺漏率 | 20-30%（靠記憶，容易漏） | <5%（系統追蹤） |
| HR 準備時間 | 每位新員工 3-5 小時 | 30-60 分鐘（設定 + 確認） |
| 跨部門協調溝通次數 | 每位新員工 10-15 次 | 2-3 次（只處理例外） |
| 30/60/90 天跟進率 | 40-60%（容易忘記） | 100%（自動觸發） |
| 新員工體驗分數 | — | 通常明顯提升 |
「新員工對公司的第一印象，取決於公司是否已在他到來之前就準備好了。」
延伸應用
離職流程自動化： 同樣的邏輯可以應用在離職流程——離職申請確認後，自動通知 IT 關閉帳號、行政回收設備、財務計算最後薪資，確保離職交接完整。
職位晉升流程自動化： 員工晉升時，自動更新系統權限、通知相關部門、調整薪資、更新名片資訊。
教育訓練追蹤： 每位員工的必修課程完成狀態自動追蹤，未完成者自動發送提醒，HR 可以即時查看整體完成率。
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