n8n 財務自動化實戰：用 AI 每天早上自動寄出對帳總表，省下 90% 行政時間
創辦人 Jimmy
傳統痛點：Excel 人工對帳耗時且易出錯
「每次對帳都要一筆一筆核對、開報表，超花時間還容易看錯！」
人工對帳流程不僅耗時，還很依賴人力的細心度，常常要比對 Excel、抓圖表、再寄給主管。光是每天的例行報表，就讓行政與財務疲於奔命。這不僅是時間的浪費，更是企業營運效率的破口。
解決方案：n8n 自動化流程圖解
我們利用 n8n (Workflow Automation Tool) 作為核心大腦，串接企業現有的工具。只要把資料放進 Google Sheets 或系統表單，每天早上系統就會自動抓取最新資料，並透過 AI 進行邏輯檢查。
技術實作邏輯 (How it works)
- 排程觸發 (Schedule Trigger)：設定每日 09:00 自動啟動流程 (Cron Job)。
- 資料讀取 (Google Sheets)：自動抓取昨日新增的交易紀錄或訂單資料。
- AI 稽核 (OpenAI)：將數據送入 ChatGPT，請 AI 判斷「是否有重複扣款」、「金額異常」或「備註欄位缺失」。
- 自動通知 (Line/Email)：將 AI 產出的摘要報告，直接發送到主管手機或會計信箱。
| 步驟 | n8n 節點 | 說明 |
|---|---|---|
| 資料擷取 | Google Sheets Node | 每天定時從資料表抓取指定範圍的交易資料 |
| AI 分析 | OpenAI Node | 分析異常數據、摘要重點，並標註風險等級 |
| 報表產出 | Google Slides / PDF | 自動生成排版漂亮的對帳表 (可選) |
| 自動寄送 | Gmail / Line Notify | 寄送 Email 給會計與主管，或推送到 LINE 群組 |
導入 AI 自動對帳的 4 大優勢
- 效率提升：每天早上 9 點自動寄出，不再需要人工整理，實現零時差管理。
- 風險降低：系統會由 AI 標示異常金額，提供機器與人工的雙重確認機制。
- 決策加速：主管不用問，打開信箱就看到重點，縮短資訊傳遞路徑。
- 無痛轉型：報表內容可套用公司既有格式，員工無需改變看報表的習慣。
效益比較：人工作業 vs n8n 自動化
| 比較項目 | 傳統人工處理 | n8n 自動化流程 |
|---|---|---|
| 製作時間 | 每天 1–2 小時 | 0 分鐘 (完全自動背景執行) |
| 錯誤機率 | 常抄錯、漏算 | AI 分析 + 規則檢查 (趨近 0) |
| 主管掌握 | 需等待或自己比對 | 一早起床就能掌握營運狀況 |
| 學習成本 | 需要教會計操作 | 設定一次後全自動運行 |
延伸應用：這套邏輯還能用在哪？
這套 「定時抓取 -> AI 分析 -> 自動通報」 的自動化邏輯不只能用在對帳，還能廣泛應用：
- 行銷數據週報：每週自動產出 GA4 與廣告成效報告。👉 參考案例：行銷報告自動化
- 發票辨識歸檔：自動掃描發票並輸入 ERP，減少輸入錯誤。👉 參考案例：發票 OCR 自動化
- 庫存預警通知：每天監控庫存表，低於安全水位自動通知採購進貨。
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