本文是「部門別自動化實作」系列的一部分。
業務花三成時間在「做文件」，而不是「做業務」
問問你的業務同仁：每天的工作時間裡，有多少是花在打報價單、複製合約、填客戶資料、寄 PDF 這些事情上？
在沒有自動化的公司，這個比例通常高得驚人。業務接到詢價，要打開上次的 Word 模板，改名字、改日期、改金額、改規格，存成 PDF，附上 Email，等待主管確認，再寄出去。一份報價單做下來，少則 20 分鐘，複雜的超過一小時。
這不是業務工作，這是行政工作。 而行政工作，是最適合自動化的。
為什麼傳統做法改不掉
很多公司嘗試過「統一模板」、「雲端文件」這類解法，但問題根本沒有改善。原因是：
模板統一了，但填寫還是手動。 每個客戶的需求不同，業務還是要逐一修改每個欄位，省不了多少時間。
雲端文件解決了版本問題，但沒有解決流程問題。 從接到詢價到寄出報價單，中間還是有很多手動步驟。
沒有串接 CRM 和 ERP。 客戶資料在 CRM 裡，產品定價在 ERP 裡，業務要自己去查、自己手動帶入文件，這個「搬資料」的動作沒有人幫他做。
自動化後的流程是什麼樣子
完成自動化後，業務的工作流程變成這樣：
客戶在官網填詢價表單
→ n8n Webhook 接收表單資料
→ 自動查詢 CRM（確認是否為現有客戶，帶入歷史資料）
→ 自動查詢產品定價表（Google Sheets 或 ERP API）
→ AI 根據詢價內容生成報價說明段落
→ 自動填入報價單模板，生成 PDF
→ 自動生成合約草稿（填入客戶資訊、服務項目、金額、有效期限）
→ 發送至業務 LINE / Email 確認（附 PDF 預覽）
→ 業務確認後，系統自動寄送給客戶
→ 同步更新 CRM 的商機紀錄
整個流程從表單送出到業務收到確認通知，不超過 3 分鐘。業務只需要看一眼確認，不需要打任何字。
技術實作拆解
步驟一：表單接收（Webhook）
使用 n8n 的 Webhook 節點接收詢價表單資料。表單可以是：
- 官網的 Contact Form（任何有 Webhook 功能的表單工具）
- Google Forms（n8n 可接 Google Sheets trigger）
- Ragic、Airtable 等低程式碼資料庫的表單
步驟二：資料豐富化（Data Enrichment）
接收到基本的詢價資料後，n8n 自動：
- 查詢 CRM（如 HubSpot）確認客戶資料，帶入聯絡人姓名、公司、歷史往來記錄
- 查詢定價表（Google Sheets API 或 ERP API），帶入對應產品的定價和規格
步驟三：AI 生成個人化內容
把客戶資料和詢價內容傳給 AI（Claude 或 GPT），生成：
- 個人化的報價說明段落（針對客戶的具體需求說明我們的解法）
- 合約的服務範圍描述（根據報價項目自動生成）
- 注意事項和付款條件（依客戶類型帶入不同版本）
步驟四：PDF 生成
n8n 呼叫 PDF 生成 API（如 PDFShift、HTML2PDF），把資料填入模板，生成正式的 PDF 報價單和合約草稿。
步驟五：業務確認 + 發送
生成的 PDF 先透過 LINE 或 Email 發給業務確認。業務點擊「確認發送」後，系統自動把 PDF 寄給客戶，並在 CRM 中更新商機狀態。
效益估算（假設情境）
| 項目 | 自動化前 | 自動化後 |
|---|---|---|
| 每份報價單製作時間 | 30-60 分鐘 | 3 分鐘（業務確認） |
| 每月報價單數量（10人業務團隊） | 100 份 | 100 份 |
| 每月節省工時 | — | 約 45-95 小時 |
| 錯誤率（手動輸入） | 5-10%（金額/規格填錯） | <1%（系統帶入） |
| 客戶等待時間 | 2-4 小時 | 10-30 分鐘 |
「業務的時間，應該用來建立關係和解決問題，而不是複製貼上。」
延伸應用
報價後的跟進自動化： 報價單寄出後，n8n 自動在 3 天、7 天後發送跟進提醒給業務，並在 CRM 中記錄跟進狀態。
合約簽署整合： 生成的合約草稿可以串接電子簽名服務（如 DocuSign、Signwell），讓客戶直接線上簽署，不需要印出來。
歷史報價分析： 所有報價資料自動存入資料庫，定期產出分析報告：哪類服務詢價最多、成交率如何、哪些客戶長期未成交。
延伸閱讀
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